Mali Mühür Başvurusu Adım Adım: 2026 Güncel Rehber

1. Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, tüzel kişiliklere (şirketlere) verilen ve e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter gibi elektronik belgelerin imzalanmasında kullanılan elektronik sertifika (kriptografik anahtar çifti + sertifika) sistemidir. Bir nevi kuruluşun dijital mührü işlevi görür.

Mali mühür, bireysel dijital imzadan (NES/e-İmza) farklıdır: e-İmza gerçek kişilere verilirken mali mühür tüzel kişilere (şirketlere, vakıf ve derneklere) verilir. Hem fiziksel USB token hem de sunucu sertifikası (HSM) formatında temin edilebilir.

Mali mühür olmadan e-Fatura düzenleyemezsiniz. Geçiş sürecinin ilk ve en kritik adımıdır.

2. Kimler Almalıdır?

Mükellef Türü	Gerekli Araç
Limited Şirket (Ltd. Şti.)	Mali Mühür
Anonim Şirket (A.Ş.)	Mali Mühür
Komandit Şirket	Mali Mühür
Kooperatif	Mali Mühür
Serbest Meslek Erbabı (gerçek kişi)	e-İmza (NES)
Şahıs Şirketi (gerçek kişi)	e-İmza (NES)

Serbest meslek erbabı (doktor, avukat, mali müşavir) ve şahıs şirketi sahibi gerçek kişiler mali mühür değil, nitelikli elektronik sertifika (e-İmza/NES) kullanır. e-İmza, e-Güven, TÜBİTAK BİLGEM veya Türktrust gibi akredite sağlayıcılardan alınabilir.

3. Gerekli Belgeler

TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM (Kamu Sertifikasyon Merkezi) üzerinden mali mühür başvurusu için şu belgeler gereklidir:

• Ticaret Sicil Gazetesi — Şirketin tescil ilanı ve güncel unvan değişikliklerini içeren gazete
• İmza Sirküleri — Noterden onaylı, yetkili imzacıları gösteren güncel sirküler
• Vergi Levhası — Güncel dönem vergi levhası (e-Devlet üzerinden alınan geçerlidir)
• Yetkili Kimlik Fotokopisi — Başvuruyu yapacak yetkilinin nüfus cüzdanı veya pasaport
• Yetki Belgesi (Vekaletname) — Başvuru yetkili dışında biri tarafından yapılacaksa noter onaylı vekaletname

4. Başvuru Adımları

Adım 1 — TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM Portalına Giriş

TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM'nin resmi web sitesine (kamusm.gov.tr) giderek "Mali Mühür Başvurusu" bölümüne ulaşın. Sisteme e-Devlet ile giriş yapabilirsiniz.

Adım 2 — Başvuru Formunu Doldurun

Şirket bilgilerinizi, VKN'nizi ve yetkili kişi bilgilerini sisteme girin. İstenen belgeler dijital olarak yüklenir.

Adım 3 — Ödeme Yapın

Mali mühür ücretli bir hizmettir. 2026 yılı için USB token üzerinde 3 yıllık mali mühür bedeli yaklaşık 1.500-2.000 TL aralığındadır (KDV dahil). Ödeme kredi kartı veya havale ile yapılabilir.

Adım 4 — Kimlik Doğrulama

TÜBİTAK BİLGEM bazı durumlarda yüz yüze kimlik doğrulama talep edebilir. Bu durumda en yakın yetkili kayıt merkezi (YKM) ziyaret edilir. Alternatif olarak noter onaylı belgelerle posta yoluyla da işlem yaptırılabilir.

Adım 5 — Token Teslimi

Başvurunuz onaylandıktan sonra USB token (mali mühür cihazı) kargo ile belirttiğiniz adrese gönderilir. Kargo süresi 3-7 iş günüdür.

5. Başvuru Sonrası Süreç

USB token elinize geçtikten sonra yapmanız gerekenler:

• Sürücü Kurulumu: Token ile birlikte gelen CD'deki veya TÜBİTAK BİLGEM sitesindeki sürücü yazılımı bilgisayara kurulur.
• PIN Aktivasyonu: Token'ın varsayılan PIN'i değiştirilerek kişisel PIN oluşturulur. Bu PIN mali mühürü her kullanımda gerekir.
• e-Fatura Entegratörüne Tanımlama: Mali mühür sertifikası bilgileri, kullandığınız e-Belge yazılımına tanıtılır. Bu adımı entegratör firmanız (Umay e-Belge gibi) sizin adınıza gerçekleştirir.
• GİB Başvurusu: Mali mühür tanımlandıktan sonra GİB'e e-Fatura başvurusu yapılır. Bu süreç entegratör tarafından yönetilir.

6. Mali Mühür Yenileme

Standart mali mühür sertifikasının geçerlilik süresi 3 yıldır. Süre dolmadan en az 30-60 gün önce yenileme başvurusu yapılması önerilir. Sertifika süresi dolarsa:

• e-Fatura ve tüm e-Belge işlemleri durur.
• Geçmişe dönük imzalama yapılamaz.
• Mevcut arşivlerin doğrulanması risk altına girer.

Yenileme işlemi yeni başvuruyla benzer süreçte gerçekleşir; ancak belge yükü genellikle daha hafiftir.

7. Sıkça Sorulan Sorular

Mali mühür başvurusu ne kadar sürer?

Belgelerin eksiksiz iletilmesi halinde başvuru onayı 2-5 iş günü, kargo teslimi ise 3-7 iş günüdür. Toplamda yaklaşık 1-2 haftayı hesaba katın.

Her bilgisayarda kullanabilir miyim?

USB token fiziksel olarak taşınabilir ve herhangi bir bilgisayarda sürücü kurulduktan sonra kullanılabilir. Ancak PIN bilgisinin güvenli tutulması zorunludur.

Token kaybolursa ne olur?

Hemen TÜBİTAK BİLGEM'e bildirin ve sertifikanın iptal edilmesini talep edin. Ardından yeni token başvurusu yapılır. İptal edilene kadar token'ı ele geçiren kişi imzalama yapabilir, bu nedenle PIN güvenliği kritiktir.

Sunucu sertifikası (HSM) ne zaman tercih edilir?

Yoğun belge trafiği olan işletmeler (günde yüzlerce-binlerce fatura) için USB token yerine HSM (Hardware Security Module) önerilir. Otomatik imzalama altyapısı kurmak isteyen büyük firmalar bu seçeneği tercih eder.